Запровадження ERP-системи в ІТ-індустрії
Запровадження ERP-системи в ІТ-бізнесі на певному етапі розвитку компанії стає основним чинником для розширення. ІТ-компанії оперують на міжнародному ринку, маючи команди в різних офісах, і традиційно використовують безліч різних систем для управління внутрішніми процесами. Таким чином, реалізація ERP-проєкту для таких організацій завжди є серйозним викликом.
Для успішної реалізації такого проєкту необхідно чітко визначити бізнес-цілі, які спонукають до впровадження нової системи, а також проблеми, що існують у поточному процесі і які повинна вирішити майбутня система. Це допоможе консалтинговій команді та компанії в цілому отримати ясне уявлення про цілі проєкту та його значення. Надзвичайно важливим є підготовка команди. Співробітники повинні прийняти зміни з відкритим серцем і, бажано, стати активними агентами цих трансформацій. Мотивуйте колектив до проактивного участі в проєкті, підготовки до зустрічей, освоєння проєктної документації та проходження тренінгів. Завдяки цьому перехід на нову ERP-систему буде плавним та ефективним для організації.
Коли мова йде про ERP-системи в цілому, слід зазначити, що вони пропонують компаніям ряд істотних переваг. По-перше, ці системи дозволяють створити більш повну картину фінансових показників бізнесу, запроваджують принципи перевірки облікових даних і зменшують ризики помилок, пов’язаних із людським фактором. По-друге, вони забезпечують підвищену контрольованість. Проте, варто також врахувати, що впровадження комплексних ERP-систем є досить складним процесом, що вимагає від компаній чіткого визначення власних облікових вимог, а також наявності відповідних кадрових і фінансових ресурсів.
Такі характеристики ERP-систем можуть не дуже в'язатися з самим характером IT-компаній, які часто починають свій шлях як стартапи, і довгий час свого життя залишаються в такому стані. Для багатьох IT-компаній мати гнучкість в обліку і звітності, не ускладнювати процеси власного бізнесу, і загалом обходитися мінімальними інструментами часто є свідомим рішенням, яке фактично заміщує необхідність використання комплексної ERP-системи. Менше із тим, в певний період свого життєвого циклу, компанії приходять до рішення впровадити ERP-систему. Перш ніж відповісти на питання чому так стається, подивімось, яка зараз ситуація з ERP-системами у компаній з IT-бізнесу?
Звісно, всі компанії так або інакше мають облікові інструменти. У відносно невеликих гравців облік ведеться з допомогою суміші гугл- або ексель-таблиць, іноді частково використовуються умовно бесплатні та доволі прості за функціоналом облікові системи на кшталт QuickBooks, Xero, Zoho Books. Дехто розробляє власні системи, спираючись на той факт, що в компанії є розробники.
У великих компаній, які давно працюють на ринку, питання впровадження ERP-систем зазвичай вже вирішене. Часто вони реалізовували такі системи самостійно, оскільки мали розвинуту практику в сфері ERP та внутрішні команди спеціалістів. Наприклад, EPAM традиційно виступає сильним партнером SAP, тому компанія впровадила та активно використовує саме цю ERP-систему. Ciklum колись обрав Microsoft Dynamics NAV (тепер відомий як Dynamics 365 Business Central) і після реалізації почав застосовувати цю практику у своїй діяльності. Хоча згодом ця практика була зупинена, сама система продовжує функціонувати і зараз приносить користь компанії.
Що ж підштовхує IT-компанії відмовитися від стартаперського ентузіазму, покинути звичні гугл-таблиці на користь надійного QuickBooks і вирушити у непросту подорож впровадження ERP-системи? Основною причиною цього є необхідність масштабування бізнесу.
Справа у тому, що зростання IT-компанії відбувається в кількох напрямках - збільшується людський ресурс, з'являється більше замовників, відповідно, ускладняється організаційна та юридична структура. Вчора це була одна юридична особа в одні країні, сьогодні - це кілька компаній в різних юрисдикціях. Архітектура взаємодії зі співробітниками стає нетривіальною - частина членів команди може бути штатними співробітниками, частина - контракторами, і, зважаючи на кількість юридичних осіб, збільшуються ланцюжки розрахунків з персоналом. На це накладається валютний облік з курсовими різницями.
Сценарії отримання доходу також переходять на новий рівень. Якщо говорити про IT-компанії, їх можна умовно класифікувати на два основні типи: сервісні та продуктові. Це розподіл впливає на облікову політику та, відповідно, на вимоги до функціональності ERP-систем. Проте в багатьох аспектах потреби обох категорій компаній є схожими.
Для сервісних IT-аутсорсингових компаній актуальним є облік годин (або інших одиниць виміру - дні, місяці, вартість команди), які продаються різним замовникам від різних джерел. Наприклад: є проєкт з німецьким клієнтом, гроші по якому отримує німецька юридична особа компанії, а залучаються на проєкт кілька фахівців з інших юридичних осіб компанії, дехто як штатний співробітник, дехто як контрактор. Послуги цієї команди купує наша німецька юридична особа і перепродає кінцевому замовнику. В такому сценарії потрібно отримати дані про витрачені одиниці часу команди на проєкті, сформувати коректний інвойс замовнику, а також інвойси по ланцюжку для сплати отриманих послуг від компаній нашого холдингу, від яких ми залучали фахівців в загальну команду для німецького замовника. Частина членів команди може бути штатними працівниками, а частина - контакторами. В цьому, досить типовому прикладі, переплітаються управлінський і локальні обліки. Управлінський облік дає прозору картинку так, наче у Вас немає тої великої кількості юридичних осіб, від яких залучаються ресурси, і Ви бачите одну зв'язку "проєкт кліжнта-надані послуги". Локальні обліки всіх залучених юридичних осіб в цьому проєкті потрібні, або мати коректні бухгалтерські дані та облік відповідних податків.
У наведеному прикладі необхідно автоматизувати всі етапи перетворення одних транзакцій в інші, а також забезпечити наявність інструменту для відображення внутрішньохолдингових операцій (intercompany) та формування консолідованої звітності. Це означає, що при підготовці фінансової консолідації для холдингу, операції між дочірніми компаніями повинні бути коректно виключені, що дозволить наглядовій раді та акціонерам отримати достовірні консолідовані фінансові звіти. Звичайно, така система знижує потребу в часі зовнішніх аудиторів та відповідно зменшує витрати на аудит, що є ще однією перевагою застосування ERP-систем.
Подібна ситуація спостерігається й у продуктових IT-компаніях. Незалежно від того, чи є продуктом програмне забезпечення (додаток), пристрій або обладнання, продаж відбувається через численні канали (мерчантів). Це породжує необхідність врахування доходів для різних юридичних осіб, які можуть бути розташовані в різних країнах і регіонах, а також працювати з різними валютами. Важливо, щоб система ефективно відстежувала доходи для різних моделей продажу — від традиційного ціноутворення, характерного для виробників або дистриб'юторів обладнання, до підпискових схем, що використовуються при продажу ліцензій.
Додатковою проблемою, що постає при впровадженні ERP-системи в IT-компаніях, є необхідність інтеграції з іншими системами. Серед найпоширеніших інтеграцій можна виділити:
Як бачимо, потужна ERP-система має беззаперечну користь, коли IT-компанія виходить на певний масштаб. Варто зазначити, що складність і тривалість проєкту впровадження прямо пропорційна готовності компанії до чіткого формулювання принципів обліку. Це дає більшу динаміку проєкту. Саме впровадження ERP-системи можна розглядати як певного роду аудит власних бізнес-процесів та облікової політики. В цьому також варто розгледіти цінність проєкту.
Коли обираєте конкретну ERP-систему, розглядайте її як інструмент, з яким вам доведеться співпрацювати протягом багатьох років. Важливо з’ясувати, чи є надійний постачальник, чи достатньо кваліфікованих спеціалістів на ринку, чи використовується цей продукт у інших країнах. Також варто перевірити, чи входять у базову комплектацію такі важливі функції, як фінансова консолідація, інтеграція локального та управлінського обліку, облік проектних робіт з різними ставками часу, а також можливість білінгу підписок. Не менш важливими є питання про легкість модифікації системи та її здатність до масштабування, особливо в умовах великих обсягів транзакцій.
Уважно оцініть команди партнерів, з якими плануєте реалізацію проекту. Збирайте відгуки з незалежних джерел, бажано з ринку. Корисно буде розробити сценарій або приклад демонстрації та попросити партнера налаштувати такий варіант для демонстрації вашій команді. Важливо, щоб демонстрацію проводив фахівець або група, які безпосередньо братимуть участь у проекті, а не просто представник з продажу. Ідеально, якщо вам вдасться знайти команду, яка має досвід у подібних проектах в ІТ-сфері та в аналогічному бізнес-домені.
На завершення, важливо ретельно підійти до визначення обсягу проєкту. При складанні оцінки майбутнього проєкту, включаючи його вартість і терміни, необхідно мати чітке уявлення про існуючі вимоги. Цю інформацію слід передати партнеру, який відповідає за впровадження. Розумним рішенням буде інвестувати додатковий час і кошти в міні-проєкт для діагностики (так званий Discovery або "пілот"). Це дозволить точніше оцінити обсяг вашого майбутнього проєкту, ви отримаєте реалістичну оцінку та зможете більш обдумано підготувати ресурси, як власну команду, так і бюджет для фінансування проєкту.
Згідно з даними минулого року, український сектор інформаційних технологій забезпечує 4,5% валового внутрішнього продукту країни та становить 12% у загальному експорті. Ми спостерігаємо значне зростання запитів на впровадження ERP-систем, особливо з боку IT-компаній. Це свідчить про те, що ці компанії досягають такого рівня розвитку, який вимагає використання ERP-рішень. Цей тренд продовжить посилюватись, і попит на професійні команди для імплементації ERP-систем також зросте. Тому важливо заздалегідь спланувати як бюджет, так і формування внутрішніх та партнерських команд, аби наступний проєкт рухався за узгодженою вами стратегією.
У цій статті я висвітлив свої власні спостереження щодо практичного застосування ERP-систем у ІТ-компаніях, а також їхніх намірів щодо впровадження. Сподіваюсь, цей матеріал буде корисним для тих, хто планує інтеграцію бізнес-програм наступного року і хоче заздалегідь ретельно підготуватися.
